Cosa fa
L'Ufficio Segreteria è il punto di riferimento per la gestione amministrativa e organizzativa dell'ente comunale, supportando le attività degli organi istituzionali e assicurando il coordinamento delle comunicazioni interne ed esterne. Questo ufficio garantisce l'efficienza delle operazioni quotidiane, la redazione e l'archiviazione della documentazione ufficiale e la gestione delle relazioni istituzionali.
Compiti principali:
- Supporto amministrativo e organizzativo agli organi istituzionali del comune, quali il Sindaco, la Giunta e il Consiglio Comunale, assicurando la preparazione delle sedute, la redazione dei verbali e la trasmissione delle deliberazioni.
- Gestione della corrispondenza istituzionale, inclusa la ricezione, la registrazione e la distribuzione dei documenti ufficiali e delle comunicazioni tra gli uffici comunali e verso enti esterni.
- Coordinamento e supervisione delle attività di protocollo, archivio e gestione documentale, garantendo la corretta conservazione e l'accessibilità degli atti e dei documenti amministrativi.
- Organizzazione e gestione delle agende e degli appuntamenti degli organi istituzionali e dei dirigenti comunali, assicurando la pianificazione e il coordinamento delle attività e degli incontri.
- Predisposizione e redazione di atti amministrativi, quali delibere, ordinanze, decreti, determine e altri documenti ufficiali, in conformità con le normative vigenti e le direttive degli organi competenti.
- Assistenza e consulenza agli organi istituzionali e agli uffici comunali in materia di procedure amministrative, regolamenti e normativa vigente, assicurando la conformità delle attività amministrative alle disposizioni di legge.
- Gestione delle relazioni istituzionali, attraverso la comunicazione con enti pubblici, istituzioni, associazioni e cittadini, promuovendo la trasparenza e la partecipazione attiva della comunità.
- Organizzazione di eventi istituzionali, cerimonie ufficiali e incontri pubblici, curando gli aspetti logistici e protocollari e garantendo la corretta realizzazione delle iniziative.
- Promozione della digitalizzazione delle attività amministrative, attraverso l'adozione di soluzioni tecnologiche innovative e la semplificazione delle procedure burocratiche, in linea con le politiche di e-government.
- Monitoraggio e controllo delle attività amministrative e organizzative, attraverso la redazione di report periodici e l'analisi dei dati relativi alla gestione delle operazioni e delle risorse, al fine di ottimizzare l'efficienza e la qualità dei servizi offerti.