Cosa fa
L'Ufficio Protocollo è responsabile della gestione e della registrazione di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell'ente comunale, assicurando la corretta conservazione e l'accessibilità dei documenti ufficiali. Questo ufficio garantisce la tracciabilità e la trasparenza delle comunicazioni interne ed esterne, supportando l'efficienza operativa degli altri uffici comunali.
Compiti principali:
- Ricezione, registrazione e smistamento della corrispondenza in entrata, compresi i documenti cartacei e digitali, assicurando la tempestività della distribuzione agli uffici competenti.
- Protocollo della corrispondenza in uscita, includendo la numerazione, la registrazione e l'invio dei documenti ufficiali prodotti dall'ente comunale verso destinatari esterni.
- Conservazione e archiviazione dei documenti protocollati, garantendo l'accessibilità e la consultazione sicura degli atti e dei documenti amministrativi, sia in formato cartaceo che digitale.
- Gestione del sistema informatico di protocollo, compresa la manutenzione e l'aggiornamento del software, l'addestramento del personale e l'implementazione di procedure per l'integrazione con altri sistemi informativi dell'ente.
- Coordinamento con gli altri uffici comunali per assicurare la corretta applicazione delle normative sulla gestione documentale e per promuovere l'adozione di buone pratiche di protocollo.
- Fornitura di supporto tecnico e consulenza ai dipendenti comunali riguardo alle procedure di protocollazione, archiviazione e gestione documentale, garantendo il rispetto delle normative vigenti e delle linee guida interne.
- Verifica della conformità dei documenti ricevuti alle norme di protocollo, segnalando eventuali anomalie o irregolarità e collaborando con gli uffici interessati per la risoluzione delle problematiche.
- Promozione della digitalizzazione dei processi di gestione documentale, attraverso l'adozione di tecnologie innovative e la semplificazione delle procedure burocratiche, in linea con le politiche di e-government.
- Monitoraggio e controllo dei flussi documentali, attraverso la redazione di report periodici e l'analisi dei dati relativi alla corrispondenza protocollata, al fine di ottimizzare le attività operative e migliorare l'efficienza del servizio.
- Collaborazione con altri enti pubblici e istituzioni per la standardizzazione e l'integrazione delle procedure di gestione documentale e per la condivisione delle migliori pratiche in materia di protocollo.